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As 4 grandes questões no gerenciamento de projetos hoje.

De vez em quando, o gerenciamento de projetos passa por uma fase em que certos grandes problemas surgem e você os vê sendo discutidos em todos os lugares. Um tempo atrás eram os escritórios de gerenciamento de projetos. No passado, eu notei debates ocorrendo sobre benefícios, ética, processos, gestão de partes interessadas (stakeholders) e assim por diante. Eles são o tipo de tópicos que surgem em revistas, em conferências e em torno “da cozinha” no escritório.

Hoje, o debate parece estar dividido. Não há um grande tema – estamos em um ponto no tempo onde estamos enfrentando várias questões e todos eles parecem estar acontecendo juntos. Deixe-me explicar o que eu acho que são os 4 grandes problemas no gerenciamento de projetos hoje. Então você pode decidir se você concorda, ou se há mais para adicionar à lista.

Questão # 1: Liderança

Na verdade, se eu tivesse que colocar o dedo no único problema que enfrenta gerenciamento de projetos hoje eu diria que é liderança. É por isso que eu coloquei no topo da lista.

Gerência de projeto, eu acho que você vai concordar, tradicionalmente trata sobre seguir as melhores práticas, métodos, aderindo a padrões e adaptá-los onde for necessário e usando processos para mover uma idéia desde a fase de conceito até a entrega e implementação. Há muitas etapas e coisas a considerar ao longo do caminho, mas o gerenciamento de projetos está preocupado com, bem, a gestão de um projeto.

Liderança é mais do que isso. Dizem que se a administração está preocupada em fazer as coisas direito, então a liderança está preocupada em fazer as coisas certas. Os líderes geralmente têm uma visão de imagem maior. Eles olham para as coisas de forma holística e há um foco diferente no trabalho em equipe, comunicação e motivação. Enquanto o gerente de projeto faz todas essas coisas, o líder se aproxima deles de outro ângulo, o de definir tarefas em contexto.

Estou percebendo uma mudança para os gerentes de projeto se intensificando e se tornando líderes de projeto. Mesmo que não obtenham esse título, e ainda trabalham sob um patrocinador do projeto, há mais foco na definição de metas, ajudando as equipes a entender o caso de negócios, vendo os benefícios e colocando o projeto no contexto organizacional. Isso ocorreu em parte porque não temos mais capital de reposição para investir em projetos que podem não oferecer nada ou que não estão estritamente alinhados com as necessidades de negócios e metas estratégicas das empresas.

A liderança do projeto é também em resposta ao crescente profissionalismo que vemos em todas as áreas. As pessoas não querem ser micro-gerenciadas. Estruturas de comando e controle não funcionam. Precisamos de maneiras diferentes de trabalhar efetivamente com os que deixam a universidade que têm diferentes expectativas do local de trabalho do que a geração anterior.

Liderança ajuda a amarrar todos esses fios juntos.

Questão 2: Risco

Gestão de risco não será um conceito novo para qualquer gerente de projeto experiente, mas há um foco definido no risco no momento, em grande parte como uma resposta a uma economia difícil. As empresas são aversas ao risco em muitas áreas, porque investimento “precioso” precisa ser gasto em coisas que garantam dar os melhores resultados. Por outro lado, mais empresas estão assumindo maiores riscos para serem as primeiras no mercado ou para pilotar novas tecnologias que possam lhes dar uma vantagem competitiva. Há um risco para a inovação, mas é um risco que muitas empresas estão dispostas a assumir. Risco, afinal, pode trazer uma recompensa significativa.

Os modelos básicos de gerenciamento de risco têm sido tradicionalmente muito estáticos (avaliando o impacto e a probabilidade em um gráfico simples), mas nos últimos anos vimos um movimento em direção a métodos mais maduros de avaliação do risco. Na verdade eu diria que estes sempre foram em torno, mas principalmente em uso no maior dos projetos. Hoje, as melhorias na tecnologia e os custos mais baixos significam que todos podem aproveitar as simulações de gerenciamento de riscos ou ferramentas de perfil de risco.

Há também uma maior compreensão de que o risco não é um evento único. Você tem que gerenciar constantemente o risco, e os elementos humanos dele também são mais compreendidos. Isso se encaixa perfeitamente com a gestão de stakeholders (ou engajamento, como estamos vendo que se refere cada vez mais): as pessoas são o elemento crítico em jogo quando se trata de medir e gerenciar riscos. O que alguém pensa que é um projeto de baixo risco parecerá inviávelmente perigoso para outra pessoa.

Risco é uma área de gerenciamento de projetos que continuará a evoluir à medida que ficarmos cada vez melhor em detectar possíveis problemas. Isso, obviamente, baseia-se em lições detalhadas aprendidas e na vontade de realmente aprender com os riscos que encontramos. Esse é um tópico completamente diferente!

Questão # 3: Valor

Estou percebendo uma mudança de benefícios para o valor – qual é a diferença? Eu ouço você perguntar. Os benefícios são coisas tangíveis que são entregues como resultado de um projeto: tempos mais rápidos de atendimento de chamadas, aumento de vendas e assim por diante. Valor é mais sobre a proposta do cliente: ser fácil de trabalhar, sentir-se bem com a marca, entregar algo que funciona e que as pessoas apreciam.

Claro, benefícios e valor andam de mãos dadas. Mas o valor é uma coisa mais difícil de definir, como se relaciona com a forma e como as pessoas se sentem sobre o produto final. Você pode ter entregue algo que não satisfaz todas as necessidades do cliente, mas eles ainda valorizam.

Você pode fazer as pessoas se sentem valorizadas durante todo o processo do projeto, trabalhando em estreita colaboração com eles. Para mim, o valor diz respeito à relação com as partes interessadas muito mais do que os benefícios. Benefícios, eu sinto, são documentados em um caso de negócios e entregue no final. Não há essa relação de partes interessadas em curso ao longo do projeto que é necessário se você quiser entregar algo de valor.

Questão # 4: Gestão de Talentos

Gestão de talentos não está no final da lista, porque é o menos importante destes quatro. Na verdade, é provavelmente lá em cima apenas sob a liderança, se você me pediu para classificá-los. O PMI divulgou números que mostram que há uma escassez de talentos e que haverá mais empregos de gerenciamento de projetos do que pessoas capazes de preenchê-los nos próximos anos. Tenho certeza de que isso é verdade: estamos caminhando para uma economia mais projetada com trabalhadores do conhecimento fazendo tarefas não repetitivas. Há também uma mudança para as empresas que executam tudo como projetos e programas, e um grande foco na gestão de portfólio para gerenciar as operações e projetos dentro de uma empresa. Isso é tudo realmente bom, mas leva as pessoas a fazerem esses trabalhos, e as pessoas, a pesquisa teria que acreditar, simplesmente não estão lá.

Há uma parte de mim que pensa que esta é retórica conveniente. Quantos desses trabalhos precisará de um gerente de projeto? E como é fácil prever o futuro? Tem que ser praticamente impossível dizer agora quantas pessoas estarão trabalhando em gerenciamento de projetos em 2020 com qualquer grau de certeza, certamente!

Há também um argumento para dizer que as pessoas em trabalhos de gerenciamento de projetos não são necessariamente treinados e gerentes de projeto experientes. Eu trabalho com pessoas que gerenciam projetos que não têm o título de gerentes de projeto. E com pessoas operacionais que lideram projetos em suas próprias áreas que também não têm o título de gerente de projeto. Eles “fazem” projetos porque é parte de seu papel, e alguns deles até mesmo usam técnicas de gerenciamento de projetos. Mas eles não são credenciados e não necessariamente vêem-se como gerentes de projeto.

Se incluímos essas pessoas nas estatísticas, não é de estranhar que haja tantas pessoas a gerenciar projetos no futuro. Todos nós fazemos, todo o tempo, dentro e fora do trabalho. Isso é como dizer que se você não trabalhar em uma linha de produção fazendo um trabalho repetitivo, então você é um gerente de projeto.

No entanto, se queremos que os projetos sejam bem-sucedidos, quem quer que os administre, temos que garantir que esses gerentes de projeto acidentais e a tempo parcial tenham o apoio e o treinamento de que precisam. Eles devem ser capazes de recorrer a tempo integral, os gerentes de projeto experientes em seus negócios para obter aconselhamento quando eles precisam. Eles devem ter o mesmo acesso à formação, melhores práticas e metodologias como todos aqueles que têm ‘gerente de projeto’ como seu cargo. Se quisermos resolver a lacuna de talentos, temos de ser mais inclusivos sobre a definição de pessoas como gerentes de projeto e ajudá-los a fazer o seu trabalho ao melhor de sua capacidade. Afinal de contas, se vamos ficar com falta de gerentes de projeto “profissionais”, estamos desesperadamente precisando que esses outros gerentes de projeto sejam capazes de intensificar seus trabalhos.

Como você pode ver, há um monte de coisas aqui que poderia ser debatido por muitas horas, e eu espero muito que eles sejam. É importante falar sobre os problemas e desafios enfrentados pelo gerenciamento de projetos hoje. Se não o fizermos, estaremos escondendo os problemas e não seremos capazes de levar esta disciplina ainda mais longe. Isso não quer dizer que esses grandes problemas tenham respostas fáceis. Na verdade, será interessante ver como essas discussões evoluem ao longo do próximo, digamos, 12 meses. Desta vez no próximo ano, poderemos estar enfrentando pontos de conversação completamente diferentes. Vamos ter que esperar para ver.

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